Cette réunion a finalement eu lieu le 9 avril 2008 à 15h, notre première réunion^^
Nous étions 5. Oui, j'avais prévenu les membres un peu à l'arrache puisque je n'avais pas mis un pied dans ma ville depuis une semaine et demi^^ et que mon Internet a bugué 2 jours avant.
Membres présents :
- Smara (Melissa)
- Excones (Ines)
- Sword (Benjamin)
- Akinari (Benoit)
- Fanny
Nous avons mis les choses au point concernant les statuts. Je vous explique ce que sont les statuts : ce sont les critères définitifs qui aident à mettre en place l'association.. autrement dit la rédaction des choses suivantes : nom de l'association, sigle, objet de l'association (but et champ d'action), moyens d'actions pour la réalisation de l'objet social, durée de l'association, ressources de l'associations, les membres (catégorie, conditions d'adhésions, obligations et pouvoirs), perte de la qualité de membre, les administrateurs (modalité de désignation, durée des fonctions, mode de remplacement), les assemblées (modalités de réunions, pouvoirs), modalités de représentation de l'association en justice, conditions de modifications statuaires, règles de dissolution et de dévolution des biens...
Hmmm il a donc fallu voir tout ça. Bien sûr, la plupart des choses sont évidentes. Voici une petite mise au point :
Le nom de l'association reste Visual Impact (sans tiré?^^). Quant au sigle, on ne sait pas encore si l'on en fait un ou pas, tout dépend des idées que les membres trouveront par rapport à cela. Soit on trouve un bon sigle, soit on en a pas du tout...
L'objet de l'association reste le même bien qu'il aie légèrement changé depuis que j'ai eu cette idée. En effet, j'ai préféré élargir nos préoccupations jusqu'à la culture japonaise même : "promouvoir le visual kei et la culture japonaise dans le Sud-Ouest de la France".
Les actions que l'on veut entreprendre grâce à cette associations sont diverses : tout d'abord, faire venir les groupes de visual kei dans le Sud-Ouest comme Dio a osé le faire (on ne les paierait pas pour venir nous-même mais, au nom d'une association, ça sera plus facile de convaincre les organisateurs même s'il faudra du temps), organiser des sorties, concerts ou conventions en rapport avec le Japon (profiter des tarifs de groupes, proposer d'encadrer les mineurs dont les parents sont réticents à l'idée de les laisser partir seuls, etc...) et bien sûr, se faire rencontrer les fans...
Les membres sont tous des bénévoles. Certains se verront attribuer des postes correspondant au mieux à leur passion (ceux qui aiment dessiner s'occuperont d'aider à faire les affiches, de faire des dessins à vendre, ceux qui adorent écrire pourront occuper une bonne place dans le futur fanzine, etc.). Voilà pour les "petits" rôles puisque les rôles principaux (trésorerie, secrétariat...) seront vus ensuite.
Je précise encore que TOUT est du bénévolat puisque c'est une association à but non lucratif. L'argent gagné servira uniquement pour l'association...
En parlant des ressources, l'association a besoin d'un budget pour la pub, la mise en place du site, payer des participations aux stands de conventions, etc. plus nous auront un bon budget, plus nous pourront bouger les choses et s'activer. Voici comment nous comptons gagner de l'argent :
* argent de la cotisation
* les dons (on peut toujours espérer)
* du fanzine (je précise que ce projet va mettre un moment à voir le jour)
* du site (avec les pub, peut-être quelques parties avec des codes allopass)
* en vendant des goodies (dessins, badges, porte-clé créés par les membres)
* faire des concours
* Autres (nous pourront essayer d'organiser des brocantes où chaque membre fera don des objets dont il veut se débarrasser par exemple. Après faut voir si c'est un don entier ou pas, je pensais que 25% pourraient servir à réduire le prix des prochaines sorties aux membres ayant aidés au brocante).
Tout autre idée est la bienvenue.
Venons en aux conditions d'adhésions :
- être intéressé par la culture japonaise suffit (pas besoin de connaître le visu, il faut juste être ouvert à l'écoute^^).
- résider dans le Sud-Ouest (voire la FAQ du blog pour plus de renseignements) au moins la moitié de l'année, sauf exception (l'ancienneté pourra jouer si un membre déménage et qu'il est toujours motivé, si quelqu'un ni réside pas mais vient souvent pour raisons X ou Y.. on peut voir au cas par cas ..).
- cotiser
Au début, j'avais l'idée de n'obliger que les majeurs à payer la cotisation puis l'on s'est dit que 5 euros par an, même pour les mineurs, ce n'était pas la mer à boire... Malgré tout, j'hésite encore personnellement même si à la réunion, la majorité pensait que tout le monde devait payer cette cotisation.. Je m'en tiendrais là si personne ne proteste d'ici là.^^
La cotisation d'un montant de 5 euros par an sera donc obligatoire.. certainement après avoir rempli sur feuille un dossier d'inscription (envoyé par courrier ou email quand je ne pourrai les donner en main propre). Ensuite, je pense que chaque membre aura quelque chose qui prouve son adhésion officiel (badge? certificat ? carte ? etc.).
En dehors de cela, quels sont les obligations des membres ?
* lire et respecter un règlement signé lors de l'inscription
* conserver le badge ou certificat prouvant son adhésion
* donner des nouvelles au moins une fois par trimestre à la fondatrice
* pouvoir être contacté par la fondatrice.. les adresses et/ou numéros donnés seront évidemment confidentiels mais il sera obligatoire de remplir la cadre "adresse" sur le formulaire papier.
Venons en aux pouvoirs :
* profiter des tarifs de groupes
* profiter des sorties organisés par l'association (pas se prendre la tête pour les réservations, les calculs de budget, etc. comme pour les sorties scolaires)
* faire des annonces qui pourront être publiés dans le fanzine, participer aux forums de discussions, être avertis de tous les événements par newsletter, etc. de nombreux avantages banals et simples mais qui facilitent la vie.
* organiser des pétitions ou autre au nom de l'association (après consultation de la fondatrice bien sûr^^).
Comment peut-on perdre sa qualité de membre ?
Pas facilement... Je ne serai pas très dure vu le peu d'obligations à remplir. Après, j'aurai un double de chaque certificat donc si vous le perdez, ça ne vous désistera pas de vos fonctions non plus.. Par contre, respecter les parties cruciales du règlement est nécessaire pour éviter à l'association d'avoir des problèmes (si un mineur vole un truc dans un magasin à Paris alors qu'il est en sortie organisé, bonjour les ennuis...) mais ce genre de règles reste évident. Les sanctions seront en rapport avec la faute mais pour généraliser, je pense que la première fois, il sera question de payer les dommages causés (que ça soit 2 ou 100 euros ><) alors que la deuxième fois, le renvoie s'accumulera. J'espère qu'on n'en arrivera jamais là mais faut partir dans l'idée que tout peut arriver.
La deuxième règle qui me tient à coeur est de donner de ses nouvelles. Les membres fantômes (ceux qui ne donnent aucune nouvelle durant trois mois) recevront un message (courrier, email, tout dépend) de ma part. Si c'est un membre important et qu'il ne répond pas dans le mois qui suit, il sera remplacé dès que je trouve quelqu'un ayant le profil de son poste... si c'est un membre moins indispensable, je serai plus compréhensive et attendrait encore trois mois une réponse avant de le résilier. C'est pourquoi, dès que vous avez un problème pouvant affecter votre présence, il faudra au moins le signaler à la fondatrice (inutile de raconter sa vie en détail non plus, juste dire combien de temps risque de durer l'absence...).
Rien n'empêche à un membre désinscrit pour ce manque de présence de se réinscrire. Toutefois, il devra repayer une cotisation comme si c'était la première fois.
Nous attaquons maintenant la partie administrative.. Les administrateurs auront les rôles importants, ceux qui entraînent plus de responsabilités (plus de présence nécessaires aux réunions..).
Aucune condition n'est encore nécessaire pour l'être, la durée des fonctions serait illimité (jusqu'à une erreur assez importante ou une "démission").. quant au mode de remplacement, si plusieurs membres se proposent au poste, ils devront répondre à certaines questions (par exemple si le poste de trésorier se libère, nous voudront connaître vos capacités mathématiques car il faut savoir un minimum maîtriser le calcul et savoir ses priorités pour libérer l'argent pour telle ou telle action)...
Nous avons commencé à structurer notre assemblée.
Présidente & fondatrice : Melissa (je cherche toujours quelqu'un de majeur pour co-fondateur^^)
Trésorerie : Melissa
Secrétariat : Inès
Responsables de la publicité : Akinari, Ines, Melissa
Rédacteur en chef du futur fanzine : Akinari
Nous verront sans doute tout cela plus en détails à la prochaine réunion si d'autres membres désirent et sont capables d'avoir un rôle important...
Cette assemblée devra se réunir au moins une fois par trimestre et chaque membre pourra y assister afin de compléter les idées, etc. Elles auront lieu alternativement le mercredi et le samedi, les jours qui arrangent la plupart des gens. Après, certains préfèrent le mercredi au samedi et vice versa, c'est pourquoi j'ai décidé d'alterner. Les horaires varieront souvent entre 14h et 18h.
D'autres réunions plus fréquentes pourront survenir. Tout dépend des événements du moment.. Il est évident qu'une réunion par trimestre ne suffit pas à organiser un événement tel que Japan Expo par exemple. Le lieu sera souvent Mont-de-Marsan, lieu ou siège l'association, jusqu'à nouvel ordre.. Pour l'instant, les montois sont majoritaires mais cela peut changer avec le temps et des meetings pourront être organisés ailleurs selon la disponibilités des membres aux rôles "importants".
Pour finir, il fallait voir la modalité de suppression de l'association. Si jamais cela arrive, il faudra savoir que l'argent restant dans les caisses pourra être utilisé soit :
* dans une ultime sortie à prix réduit.
* pour une autre association en rapport avec le pays du soleil levant et ce, après un vote des membres.
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Après nous être mis d'accord sur les statuts, nous nous sommes éternisés sur la publicité. Je suis allé voir un imprimeur qui fait de belles affiches à 0,60 cents l'unité. les tracs paraissent plus chers car cela accroche moins et notre budget et limité. C'est pourquoi nous avons décidé de nous en tenir aux affiches pour le moment et aux petits tracs "faits maisons" car ceux en couleurs sont assez chers et seuls cela peuvent accrocher..
Pour cette affiche, quelques personnes se sont proposés pour l'illustrer. Chacun peut essayer... après, tout dépend du nombre d'affiches finales : on fera un vote pour garder les meilleurs et je ne suis pas contre quant aux faits de mettre des affiches différentes. Avoir plusieurs modèle peut être intéressant surtout dans une même ville si une personne accroche à un style de graph et pas à un autre...
A vos crayons donc !
Quant aux textes de l'affiche, je pense toujours signaler l'événement futur comme pour prouver que l'association est active. Le prochain événement est donc Japan Expo ! Nous discuterons des textes à la prochaine réunion.
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Ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion et veulent me poser des questions ou donner des idées, il faudrait le faire avant dimanche 13 avril car après, il y a certaines choses que nous ne pourront peut-être plus changer. Je suis disponible par mail (smaragda@laposte.net) ou sur msn (là, je ne donne mon adresse quand privé)
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Voici les dates des prochaines réunions, je mets un O lorsque cette réunion intéresse un membre en particulier et je met un N lorsque cette réunion n'en arrange pas un autre. On décidera le 17 avril de la date précise de cette réunion alors essayer de vous décider le plus vite possible sur les dates possibles et impossibles... Vous remarquerez que ce sont tous des samedi, pourquoi ? parce que la dernière réunion était un mercredi et que certaines personnes n'ont pas pu venir à cause de cela, du coup je change la donne !
26 avril
3 mai O
10 mai
Que fera-t-on à cette réunion ?
- on fera la connaissance des membres n'ayant pu venir à celle-ci (et il devrait y en avoir beaucoup vu que cette fois, je préviens à l'avance!).
- je ferai un bilan : un rappel de ce qui a été dit la dernière fois, assez bref, juste pour permettre aux nouveaux de poser des questions et de rajouter leurs idées s'il y en a; j'ajouterai les nouveautés par rapport à mon rendez-vous le 16 avril avec "le soutien des associations montoises" histoire que tout le monde sache où on en est.
- on commencera à regarder les différents croquis, à donner nos avis afin de les améliorer etc. On ne les choisira pas encore définitivement, ce n'est pas une course et j'estime qu'il faut un minimum de temps avant de créer une affiche.
- on verra ce qu'il en est de Japan Expo. Je donnerai des dates précises, un budget précis etc. pour les intéressés. Il faut faire vite car les hôtels sont pris d'assauts et que le prix du train n'est pas à l'abris d'une augmentation..
- je distribuerai peut-être les formulaires d'inscriptions officiels ainsi que le règlement joint.
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Des questions après tout ces détails ?
Pix : une idée d'affiche, je la vois bien en entête d'un trac en couleur car je ne sais pas où mettre le texte..
